整骨院・接骨院を運営していくうえで欠かすことのできないことの1つが、カルテの作成および保管です。カルテには患者様の個人情報が記されているため、厳重な管理下での保管が求められます。
そこで今回はカルテの保管方法や保管期間、多くの施設で活用されている電子カルテについても解説します。
整骨院・接骨院はカルテ作成・保管が必須
整骨院・接骨院ではカルテの作成、および保管が義務付けられています。そこで以下、カルテの作成目的や保管が必須である理由について解説していきます。
カルテ作成の目的
カルテ作成の目的としては、療養費の請求、患者様の症状推移を確認、患者様へのアフターフォローに利用、などがあげられます。
整骨院・接骨院では、月末のレセプト（療養費を申請するための書類）発行に向け、月初めに各患者様に対する施術のスケジューリングを行うのが一般的です。
レセプトには患者様がケガを負った原因や負傷部位などを記し、適切に施術が行われているのか証明する必要があります。そこで役立つのが日々の症状変化を記すカルテなのです。
不正請求を疑われた時に必要
整骨院・接骨院では長らく不正請求が問題となっています。実際に患者様が通った日数よりも水増しして療養費を請求したり、損傷部位を増やして請求したりといった事例が後を絶ちません。
もちろん、ほとんどの柔道整復師は良心に基づいて施術を行っており、毎月の請求も適正になされています。ただ、一部施設が行っている不正請求が原因で、正当に経営している施設にも不正請求の疑いの目が向けられています。
実際、2016年10月に厚生労働省より、整骨院・接骨院でおこなわれる保険施術に関して、不正請求が行われないよう、対策を強化する方針が立てられ、発表されました。
そこで、自分たちの施設では正当な療養費請求を行っていると証明するためには、カルテの作成・保管が欠かせません。万が一、不正請求の疑いの目を向けられた場合、カルテが正当性を証明してくれることとなります。
整骨院・接骨院のカルテの保管期間
整骨院・接骨院でのカルテの保管期間は、転帰（治癒・施術の中止・転院）があった時から5年間とされています。
なぜこれほどの期間、カルテを保管しておかなければならないかというと、施術を終えてしばらくしてから、患者様に施術証明を請求されるケースがあるからです。
その時に、「しばらく来ていないから分からない」となってしまってはよくありません。また、仮に整骨院・接骨院を廃業した場合であっても、保存の義務がなくなるわけではありませんので、注意しましょう。
整骨院・接骨院のカルテに記入すべき項目
次に、カルテに記入すべき項目について解説していきます。
保険施術の場合
整骨院・接骨院で保険施術を行う場合、カルテを記入することは義務とされています。カルテに記入されていなければならない内容としては、「患者様の来院日」「負傷部位」「負傷した原因」「症状の経過」「治癒の見込み」などがあげられます。
負傷した原因については、「段差で躓いて転倒した」「スポーツをしていて足を挫いた」といった、明確な原因が求められます。というのも、何ヶ月にも渡り続いている慢性的な症状に関しては、保険を使うことができないからです。
また、負傷部位とその原因に関しても因果関係が求められますし、患者様に対して「ここに対して施術をおこないます」と説明することも必須です。
その他に記入する項目としては、患者様の氏名や年齢、性別、住所、電話番号、保険証の種類、症状、既往、内服中の治療薬などがあげられます。
自費メニューの場合
自費メニューの場合は、カルテの記入は義務付けられていません。ただ、症状変化を確認したり、アフターフォローを行ったりする際に、カルテがあるととても便利です。
記入してもらうべき項目ですが、一般的には「患者様の氏名や住所」「電話番号」「メールアドレス」「現在の症状」「施術経験の有無」「内服中の治療薬」「既往」などがあげられます。
住所や誕生日を記入してもらえば、割引券を送付することができますし、メールアドレスを記入してもらえば、メールでのアフターフォローも可能となります。
整骨院・接骨院におけるカルテの活用方法
整骨院・接骨院ではカルテを上手に活用することによって、整骨院・接骨院の経営を安定させたり、患者様の信頼を得たりすることが可能となります。
そこで次は、整骨院・接骨院におけるカルテの代表的な活用方法を2つ紹介します。
顧客管理として活用し、リピーターを増やす
整骨院・接骨院で利用しているカルテには、患者様の住所やメールアドレス、生年月日、電話番号などさまざまな情報が記載されています。
これらの情報をデータベース化することによって、顧客管理として活用することが可能です。上記でも紹介したように自費メニューの割引券を送付したり、誕生日にバースデーメールを送信することで、リピーターを増やすことが期待できます。
整骨院・接骨院に来られなくなる患者様の中には、単に整骨院・接骨院の存在や、施術の必要性を「忘れているだけ」という方も散見されます。
カルテを使って定期的にアフターフォローをおこなうことで、既存の患者様の来院回数を増やしたり、休眠の患者様を再度来院へ誘導できるようになります。
症状変化を記録し、施術効果の説明に説得力をつける
カルテの本来の目的は、患者様の症状変化を把握することです。言葉で体の変化を説明するだけでなく、カルテを用いて施術効果をお伝えすることで、患者様に対する説得力が増します。
たとえば、「初回は痛みがあってできなかった動作が、3回目の施術でかなりできるようになり、6回目の施術でケガをする前と同様に動けるようになった」などと説明することで、施術効果や症状変化について納得してもらいやすくなるでしょう。
整骨院・接骨院には電子カルテがおすすめ
整骨院・接骨院では、電子カルテを導入するところが増えてきています。
そこで、これから電子カルテを導入するかどうか検討している方々のために、電子カルテのメリットとデメリットについて紹介したいと思います。
電子カルテのメリット
電子カルテのメリットとしては、患者様の情報をデータベース化しやすいことがあげられます。データベース化することによって、必要な情報をすぐに引き出すことができますし、任意の患者群をピックアップすることも可能です。
また、5年間にわたって保管しなければならないカルテを紙媒体で保管すると、患者様数の増加に伴い、スペースの確保や過去の患者様のカルテを探すのに一苦労しがちです。
一方で電子カルテの場合、サーバー上にカルテを保管することができるため、紙のカルテのように保管場所に困ることがありません。また、複数の施設を経営している場合は、施設間での情報共有が容易になるため、施設運営の効率化にも繋がります。
電子カルテのデメリット
電子カルテのデメリットとしては、慣れるまで操作が大変だということがあげられます。特にパソコンの操作に慣れていない柔道整復師の場合、手書きのほうが早いという方も少なくありません。
また、電子カルテの場合、停電やサーバーのダウンといったトラブルによって不具合が生じたり、ネットワーク上で個人情報が流出したりするリスクもあります。
【接骨院・整骨院】カルテに関するまとめ
整骨院・接骨院ではカルテを記入することが義務付けられていますが、それは不正請求の疑いの目から守るためでもあります。
そこで、決まりで定められた内容をきちんと記載し、適切な保管方法を行うようにしましょう。
また、カルテは使い方によって、整骨院・接骨院を運営するうえで強い味方となってくれます。
現在では多くの施設が利用している電子カルテを導入し、効率的な施設運営を行ってみてはいかがでしょうか。
<参照元>
https://mainichi.jp/articles/20161009/k00/00m/040/090000c
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